H. Openbaarheidsparagraaf

Dit is de openbaarheidsparagraaf van de gemeente Lopik, die voorziet in de verplichting die voortkomt uit het besluit tot actieve openbaarmaking van informatie en artikel 3.5 van de Wet open overheid (hierna: de Woo), een wet die op 1 mei 2022 in werking is getreden. Deze wet bepaalt dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en verantwoording aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens en uitvoering van de Woo.

De focus van deze openbaarheidsparagraaf is de beschrijvende en kwalitatieve verantwoording op hoofdlijnen over de activiteiten die beoogd zijn om uit te voeren in 2025 op de thema’s actieve en passieve openbaarmaking en de verbetering van de informatiehuishouding. Dit betreft zowel de reguliere activiteiten die uit de standaard budgetten worden bekostigd als de activiteiten die zullen worden gerealiseerd vanuit de gelden die ter beschikking worden gesteld door het Rijk om de Woo goed in te voeren binnen de gemeentelijke organisatie.

Onder actieve openbaarmaking verstaan we de activiteiten die vanuit de overheid worden ondernomen om informatie uit zichzelf openbaar te maken voor de samenleving en politiek.

In de Woo is de verplichting opgenomen voor bestuursorganen om een aantal (17) categorieën van documenten uit eigen beweging (actief) openbaar te maken (artikel 3.3, eerste en tweede lid van de Woo). De komende jaren (tot en met 2026) zal de verplichting tot actieve openbaring gefaseerd ingevoerd worden. De eerste verplichtte categorieën die  actief openbaar gemaakt worden zullen in november 2024 van kracht zijn. 

In 2025 zal verder worden ingezet om uitvoering te geven aan een in 2022 ontwikkeld Plan van Aanpak Wet Open Overheid. Aan de hand van dit Plan van Aanpak en de gefaseerde invoering van de categorieën zullen verdere stappen worden gezet voor verdere de implementatie van de Woo en de optimalisering van de uitvoering van de uit te voeren werkzaamheden.

Onder passieve openbaarmaking verstaan we het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, zoals de Woo-verzoeken.

In 2025 zal verder worden ingezet op verdere versterking van de kwaliteit en snelheid van de behandeling van Woo-verzoeken.  Ons streven is om tijdig en adequaat Woo-verzoeken te behandelen. In 2025 zal het proces rondom een Woo-verzoek geoptimaliseerd worden en geïmplementeerd worden in de bedrijfsvoering van de organisatie. Ook zal de ambtelijke organisatie nader worden geïnformeerd over wat er van de ambtelijke organisatie wordt verwacht als er een Woo-verzoek bij de gemeente binnenkomt.

Voor de uitvoering en de implementatie van de Woo in onze organisatie, is het van groot belang dat de informatiehuishouding op orde is. Informatie moet vindbaar, compleet, betrouwbaar en beschikbaar zijn. Digitalisering stelt hogere eisen aan het registreren (meta-dateren) van informatie en de kwaliteitszorg. In 2023 is gestart met de uitvoering van een jaarlijkse audit kwaliteitszorg informatiebeheer naast de bestaande jaarlijkse audit via de KPI-rapportages Archief- en Informatiebeheer. De verbeteracties uit deze audits worden verwerkt in een plan van aanpak wat jaarlijks wordt geactualiseerd. Enkele concrete acties zijn het tijdig vernietigen van informatie, training van medewerkers in het gebruik van het zaaksysteem, toetsing van applicaties op het vastgestelde metagegevensschema en het inventariseren van (archief)informatie in (taak)applicaties met daarbij het bepalen van een bewaarstrategie en het opstellen van een informatiebeheerplan. Deze laatste verbeterpunten zijn naar verwachting in 2025 opgelost. De bewustwording bij medewerkers en het trainen van medewerkers in het gebruik van het zaaksysteem heeft continu de aandacht.